Tervetuloa Vuosi yksi -blogin pariin! Kyseessä on julkaisujen sarja, jossa minä vastavalmistuneena perkaan sellaisia ennakkoluuloja, joita nuorella saattaa olla työelämän oravanpyörään hypätessään. Nimeni on Martin, ja nuorena insinöörinä yritän kirjoittaa asioista, jotka koskettavat kaikenikäisiä, mutta nuoren ihmisen näkökulmasta. Ovatko nuorten työhön liittyvät ennakkoluulot totta? Vai olemmeko me vain naiiveja? Yrittäessäni selvittää tätä palaan tiettyihin teemoihin uudelleen jonkin ajan kuluttua ja analysoin, mitä olen aiemmin kirjoittanut.
-Martin Ekman
Ensiksi, kuolema sähköpostilla!
Olemme kaikki kuulleet tai nähneet jonkun valittavan siitä, kuinka hänen sähköpostilaatikkonsa on täydempi kuin tuhatjalkaisen sukkalipasto, ja kuinka he yrittävät siivota saapuneet-kansiotaan samalla, kun uusia enemmän tai vähemmän tärkeitä sähköposteja sataa jatkuvasti lisää. Erityisesti loman jälkeen.
Ensimmäisten Chemigate-viikkojeni aikana ajatus juolahti mieleeni – olenko minä tuomittu samaan kohtaloon? Juuri nyt sähköpostini on erittäin helposti hallittavissa. Silti tämän kuun aikana olen ollut kokevinani, että saapuneet-kansioni sotkeutuu nopeasti FYI-tyylisistä viesteistä, ryhmäkeskusteluista ja muista semmoisista. Tämä johtaa siihen, että tärkeät postit hukkuvat massan sekaan aivan liian helposti.
Oletetaan, että henkilö voi säästää kaksi minuuttia päivässä organisoidun sähköpostilaatikon avulla. Pitkässä juoksussa tämä johtaa VALTAVIIN ajansäästöihin, sillä säästöt ovat noin 40 minuuttia kuukaudessa (oletuksena 20 työpäivää/kk). Jos teet tätä 30 vuoden ajan, siitä seuraa yli 230 säästynyttä tuntia! Vain kahdesta minuutista per päivä!
Kuinka joku sitten voi säästää kallisarvoista aikaansa? Omassa strategiassani organisoin työsähköpostejani muutamaan valikoituun kansioon samalla kun käytän varsin huolettomasti poista- ja arkistoi-nappuloita. Varsinainen saapuneet-kansio on korkeintaan vain varikkopysähdys sähköposteille, ennen kuin ne päätyvät niihin kansioihin, joihin ne kuuluvat:
- Requires Action
- Important Internal
- This Month
- Personal
- To Read Later
Kansiot, joita käytän sähköpostin hallintaan
Lisämetodit sähköposteihin käytetyn arvokkaan ajan säästämiseksi sisältävät makroja, hyödyllisten pikanäppäinten opettelua sekä pikalukua ja -kirjoitusta. Minä en kuitenkaan ole vielä alkanut käyttää näitä metodeja.
Kuinka sinä hallitset sähköpostilaatikkoasi?
Kiitos kun luit!
//Mate
Haluatko antaa palautetta? Lähetä minulle sähköpostia! (Heh.)