Chemigate Oy:n tietosuojailmoitus
Tällä tietosuojailmoituksella kerromme, miksi ja miten käsittelemme asiakkaidemme ja sidosryhmiemme sekä heidän työntekijöidensä henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
Chemigate Oy
Simpsiöntie 682
62100 Lapua
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Mika Vuokila
Talousjohtaja
040 1835254
mika.vuokila@chemigate.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja lainmukaisuusperusteet
Asiakkaat ja sopimuskumppanit
Asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyn päätarkoituksena on Chemigate Oy:n tuotteiden toimittaminen asiakkaillemme ja markkinointi. Asiakkaidemme tai sopimuskumppaniemme työntekijät toimivat työantajansa edustajina ja heidän henkilötietojensa käsittely perustuu yhtiöiden väliseen sopimukseen, henkilöiden rooliin yritystemme suhteissa ja oikeutettuun etuumme elinkeinon harjoittamiseksi.
Toisena käyttötarkoituksena on markkinointi ja siihen liittyen esimerkiksi asiakaslehtemme toimitus ja erilaiset muistamiset. Asiakkaidemme työntekijät toimivat työantajansa edustajina ja heidän henkilötietojensa käsittely perustuu henkilöiden rooliin työnantajallaan ja oikeutettuun etuumme elinkeinon harjoittamiseksi ja sen yhteydessä tehtävään suoramarkkinointiin.
Vastustamisoikeudesta ja muista luonnollisille henkilöille kuuluvien oikeuksien käytöstä voit lukea myöhemmin kohdasta ”Rekisteröityjen oikeudet”.
Asiakkaista ja sopimuskumppaneista käsitellään vain heidän meille luovuttamia tietoja. Näitä ovat mm:
- Henkilöiden perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot henkilön rooliin liittyen työnantajallaan. Yksityiselämän ja kotirauhan piiriin kuuluvia tietoja käsitellään vain, mikäli asiakkaamme edustajat tällaisia meille toimittavat. Lähtökohtaisesti emme kuitenkaan tarvitse tällaisia tietoja, eikä niitä tulisi meille toimittaa.
- Työsuhdetta koskevat tiedot liittyen henkilön työantajaan, jonka edustajana hän toimii. Näitä voivat olla mm. toimenkuva ja erilaiset tilauksiin ja toimituksiin liittyvät asiakirjat ja viestintä.
Meitä voivat ohjata myös sopimusvelvoitteet, kuten esimerkiksi salassapito meille toimitetuista henkilötiedoista. Emme luovuta mitään asiakastietojamme yhtiön ulkopuolelle, ellei sellaisesta ole erikseen sovittu. Myös lakisääteiset vastuut ja verottajan ohjeet esimerkiksi kirjanpitoon ja laskutukseen liittyen ohjaavat toimintaamme.
Työnhakijat
Työnhakijoiden tietoja käsitellään työsopimuksen solmimiseksi. Mikäli työpaikkoja ei ole auki tai hakemus halutaan säilyttää aukeavaa paikkaa varten, on käsittelyn perusteena henkilön oma suostumus. Hakemuksia käsitellään valinnan jälkeen vain niin pitkään kuin annettu suostumus on voimassa. Tämä kysytään työnhakuvaiheessa tapauskohtaisesti, mutta hakemuksia ei säilytetä yli kahta vuotta.
Kaikki henkilötiedot kerätään suoraan työntekijältä ja jos hankimme tietoja muualta, kerätään näitä käyttötarkoituksia varten tapauskohtaisesti nimenomaiset suostumukset.
Verkkosivusto
Verkkosivuston kävijätietoja käytetään pääasiallisesti vain sivuston toiminallisuuksien mahdollistamiseksi, eikä niitä säilytetä vierailun jälkeen.
Sivuston osalta tehdään myös analytiikkaa, joka perustuu aina vierailijan antamaan suostumukseen. Suostumuksen evästeiden ja analytiikkaohjelmien käyttöön vierailija antaa aina sivustolla vieraillessaan sivustolla olevalla suostumustyökalulla. Jos suostumusta ei anneta, analytiikkaa varten ei kerätä mitään henkilötietoja.
Jos suostumus annetaan, luovutetaan tietoja Googlelle, jonka Analytics -työkalulla tilastointi suoritetaan. Tietoja voidaan Googlen kansainvälisen toiminnan luonteen vuoksi käsitellä myös EU-alueen ulkopuolella. Siirron perusteena on tällöin komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet meidän ja Googlen välillä ja siirtoja koskeva arviomme niiden vaikutuksista henkilöihin.
Kävijätilastoinnin osalta kerätään tietoja käyttäjän päätelaitteesta, verkko-osoitteesta (IP-osoite) ja käytetyistä ohjelmistoista sekä niiden versioista. Näiden tietojen avulla voimme yksilöidä ja laskea sivustollamme vierailevat eri käyttäjät ja millaista tietoa sivuilta haetaan sekä miten sivuston palveluita käytetään. Tarkoituksena on tilastoida sivun kävijämääriä esimerkiksi markkinointikampanjoiden vaikuttavuustutkimuksissa. Samalla opimme, mitä tietoa sivustoltamme useimmiten haetaan, ja voimme sen tiedon avulla kehittää sivuston rakennetta sellaiseksi, että käyttäjät löytävät helposti etsimänsä. Tietoja säilytetään 26 kuukautta.
Google voi kerätä tietoja ja kohdentaa mainontaa verkkosivustoltamme kerätyn evästetiedon perusteella. Google voi siis kohdistaa mainontaa vierailijaan verkkosivullamme vierailun perusteella riippuen siitä, miten vierailija jakaa tietoja itsestään Googlen kanssa. Emme kuitenkaan luovuta mitään sivuston kautta meille lähettämiäsi tietoja kenellekään muulle kolmannelle osapuolelle.
Emme yhdistä verkkosivuilta saatuja tietoja mihinkään muihin henkilöistä kerättyihin tietoihin.
Kameravalvonta
Tehdasalueillamme suoritetaan kameravalvontaa tehtaiden tuotannon ohjaamiseksi ja työturvallisuuden sekä omaisuutemme suojaksi. Näitä tietoja säilytetään kohteesta riippuen noin kahdesta viikosta kuukauteen. Alueillamme vierailujen yhteydessä kuva- ja videomateriaalia käynnistä saattaa tallentua järjestelmiimme.
Kuvamateriaalin kertyminen on hyvin tapauskohtaista ja riippuu alueesta, jolla olet vieraillut. Tästä tiedotetaan alueilla tarkemmin tai saat lisätietoja siitä halutessasi joko vierailusi yhteydessä tai jälkeenpäin tällä ilmoituksella olevista yhteystiedoista.
Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytys
Tietolähde on aina kaikessa käsittelyssä asianomainen henkilö tai hänen edustamansa työnantaja, joka on sopimussuhteessa kanssamme.
Ellei muualla ilmoituksessa ole tarkemmin mainittu, säilytetään tietoja vain sopimussuhteen ajan tai markkinointiin niin pitkään kuin tietojen käsittelyä ei vastusteta. Jos henkilötiedot ovat olennaisia kirjanpidollisista syistä (esimerkiksi tilausten tai toimitusten kirjanpitoaineistona), säilytetään tietoja 10 vuotta sopimussuhteen päättymisestä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja asiakkaistamme, sopimuskumppaneistamme tai työnhakijoistamme ei luovuteta edelleen. Käyttämämme alihankkijat ovat aina sitoutuneet henkilötietojen käsittelysopimuksilla noudattamaan salassapitoa ja käsittelemään henkilötietojamme vain meidän määrittelemiimme käyttötarkoituksiin.
Tietojen siirto EU:n / ETA -alueen ulkopuolelle
Aiemmin kuvattuja henkilötietoja voi siirtyä osana tuotannon ohjaamista Microsoftille, jonka sähköposti- ja tietojärjestelmäympäristöä käytämme. Tietoja voidaan Microsoftin kansainvälisen toiminnan luonteen vuoksi käsitellä myös EU-alueen ulkopuolella. Siirron perusteena on tällöin komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet meidän ja Microsoftin välillä ja siirtoja koskeva arviomme niiden vaikutuksista henkilöihin.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeuksia koskien hallussamme olevia henkilötietoja. Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa, toimitusten tilannetiedusteluissa sekä laskutustiedusteluissa, voit ottaa yhteyttä Yhteystiedot -sivuilla oleviin yhteystietoihin tai sopimusyhteyshenkilöösi.
Laajemmissa tietopyynnöissä voit ottaa yhteyttä tällä ilmoituksella oleviin yhteystietoihin. Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Luonnollisilla henkilöillä on seuraavat oikeudet:
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Asianosaisilla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön, sopimusvelvoitteiden ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. Jos tietoihin pääsyä rajoitetaan, saat siitä aina tiedon meiltä vastauksen yhteydessä.
b) Oikeus tietojen oikaisemiseen
Asianosaisilla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
c) Oikeus tietojen poistamiseen
Asianosaisilla on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Peruutat suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
- Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta
d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.
e) Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella.
f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten. Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on.
g) Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen.
h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme kuitenkin, että olet ensisijaisesti yhteydessä meihin epäselvissä tilanteissa, että voimme korjata käsittelyä nopeammin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Toimenpiteitä tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi ovat:
Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla pyritään varmistamaan merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat järjestelmien toiminnan varmistaminen, varmuuskopioinnit, varahenkilöjärjestelmät ja tiedon oikea arkistointi.
Tietojen eheyttä pyritään turvaamaan järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta. Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen käsittelyssä.
Tietojen luottamuksellisuus pyritään varmistamaan organisatorisilla ja teknisillä keinoilla. Organisatorisina keinoina toimivat mm. salassapitosopimukset, määritellyt toimintaprosessit, laatujärjestelmämme, ohjeistukset ja henkilöstön koulutus. Teknisiä keinoja ovat mm. virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, vahva tunnistaminen, tietoverkon ja päätelaitteiden suojaus sekä salaus, tilojen lukitukset ja valvonta sekä paperiaineistojen turvallinen tuhoaminen.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi